Desvío Llamadas a una Recepcionista Virtual Automática

Pérdidas por no contestar las llamadas de clientes.

¿Sabía que el 80% de todas las comunicaciones comerciales se realizan por teléfono? Si es una pequeña empresa que tiene como objetivo el crecimiento a corto plazo, debe capitalizar todas las oportunidades disponibles. Si bien puede no parecer realista atender todas las llamadas y consultas, tenga en cuenta que cada llamada perdida significa un servicio al cliente deficiente y, en última instancia, una pérdida de ingresos. Un estudio en el Reino Unido hizo una estima que las empresas pierden más de 30 000 millones de libras esterlinas cada año debido a las llamadas perdidas, y el costo de perder una sola llamada ronda las 1200 libras esterlinas.

¿Qué podría estar causando estos problemas?

Si dispone de un teléfono fijo probablemente sea por 3 principales causas:

No disponer de personal en el lugar de trabajo. En este caso se puede hacer un desvío de llamada donde al 3 tono se ejecute.

Tener la línea ocupada. Transferimos la llamada al operador virtual y hará una comprobación horaria, como la empresa estará abierta dirá que en estos momentos no podemos atenderle y tomará nota de los datos y motivos de la llamada.

Recibir llamadas fuera de horario. En este último caso, transferimos la llamada con una condición horaria que explique los horarios de atención laboral, dar un solución al cliente o tomar nota de la llamada y se informará al cliente que próximamente la empresa se pondrá en contacto.

Saludos cuando está cerrado.

Mantenga a los clientes informados

No existe una mejor manera de elaborar un saludo para después del horario laboral. El punto más importante es que brinde a sus clientes lo que necesitan saber y les brinde una vía para comunicarse con usted, ya sea a través de correo de voz, correo electrónico u otros canales.

De manera concisa, debe relacionar las horas de funcionamiento de su negocio y anotar cualquier conflicto potencial, como días festivos o cierres de negocios. Use un asistente automático si tiene más de una opción de menú para el cliente, como un buzón de correo de voz y una línea de soporte de emergencia.

6 Ejemplos de Saludos fuera de horario

Si bien una grabación breve puede no parecer un lugar para ganar nuevos negocios, el profesionalismo, la cortesía y la claridad que transmita en su saludo dejarán una impresión favorable en la mente de un cliente.

1. Indique el nombre de su empresa

Lo primero que deben escuchar las personas que llaman es el nombre de su empresa u organización. Esto les asegura que han marcado el número de teléfono correcto y los mantiene en línea. También puede incluir su dirección si hay varias empresas con el mismo nombre.

Ejemplo:

"Hola. Ha llamado a AvisoVoz. Nuestro negocio está ubicado en la calla Aviación número 12... "

2. Mencione las horas de operación por adelantado

La mayoría de las personas que llaman esperan que su llamada sea respondida. Una vez que se dan cuenta de que su oficina está actualmente cerrada, la información más importante que probablemente quieran saber es su horario comercial estándar.

Si bien esta información se puede ocultar detrás de una opción de menú del teléfono, es mejor indicarla por adelantado en su grabación fuera de horario. De esta manera, las personas que llaman pueden decidir si devolver la llamada en un mejor momento o dejar un mensaje de correo de voz.

Ejemplo:

"Se comunicó con AvisoVoz. Actualmente estamos cerrados. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes 9 de la mañana a 8 de la tarde. Si desea dejar un mensaje de voz, diga su nombre y el motivo de su llamada y le responderemos lo antes posible. Gracias y que tenga un buen día."

3. Ofrecer próximos pasos claros

Para muchas pequeñas empresas, el anuncio enviará a la persona que llama directamente a un buzón de correo de voz. Pero las organizaciones más grandes pueden decidir dirigir a las personas que llaman a un menú del teléfono o desviar la llamada a un destino externo, según la situación. Estas opciones pueden incluir:

Listado de buzones de correo de voz individuales para diferentes departamentos o empleados.

Desvío de llamadas a un servicio de contestador profesional.

Brindar a las personas que llaman la opción de conectarse a una línea de soporte de emergencia o fuera del horario de atención.

Dirigir llamadas a un teléfono celular personal.

Presentación de opciones de menú para grabaciones adicionales sobre ubicaciones de oficinas, promociones en curso y otra información.

Si tiene un sistema telefónico VoIP empresarial que ofrece una función de operador automático, debería poder crear un menú de teléfono con bastante facilidad. Asegúrese de indicar qué tecla debe presionar la persona que llama para seleccionar una opción en el menú. En algunos casos como las centralitas de Avisovoz entiende y trascriben a texto la voz, con lo cual abre muchas posibilidades a posibles mejoras en la atención al cliente y en naturalizar una conversación telefónica con un robot.

Ejemplo:

"Se comunicó con AvisoVoz envíos. Actualmente estamos cerrados y volveremos a abrir a las 8 de la mañana. Para conocer las ubicaciones de nuestras oficinas, pulse, o diga 1 tras la señal. Para rastrear un paquete a través de Fed EX, pulse, o diga 2. Para rastrear un paquete a través de UPS, pulse, o diga 3. Para rastrear un paquete a través de USPS, pulse, o diga 4. Para obtener asistencia después del horario de atención, pulse, o diga 5. Para dejar un correo de voz, pulse, o diga 6. "

Consulte nuestro blog sobre ejemplos de llamadas de call center en saludos de operadora automática para obtener más consejos.

4. Incluya otros métodos de contacto

Si hay otras formas de ponerse en contacto con su empresa o recibir información sobre sus productos, es posible que desee incluirlas en el saludo fuera del horario de atención. Los sitios web y los correos electrónicos suelen ser las formas más populares de contacto alternativo.

Ejemplo:

"Ha llegado al Club Náutico de Avisovoz. El horario del club es de martes a domingo, de 10 de la mañana a 10 de la noche. Para obtener más información sobre el alquiler de embarcaciones, visite www.avisovoz.com. Si desea unirse al club, envíe un correo electrónico a info@avisovoz.com"

5. Sé breve

Los mejores saludos después de hora son breves, directos y puntuales. No pierda el tiempo del cliente y déle una razón para colgar agregando detalles innecesarios. La información en su saludo fuera de horario debe ser concisa y esencial para las necesidades de la persona que llama.

Ejemplo:

"Gracias por llamar a Avisovoz. Nuestra oficina está actualmente cerrada. El horario regular de la tienda es de 9 de la mañana a 7 de la tarde, de lunes a sábado. Deje un mensaje de voz con su nombre y el motivo de su llamada para nuestro personal después del pitido."

6. Mantenga su registro actualizado

Si su negocio está cerrando en uno de sus días normales de funcionamiento por un feriado, o está lidiando con una emergencia o una situación imprevista, debe actualizar su anuncio fuera del horario de atención para evitar confusiones.

Mencione los detalles por adelantado para notificar a las personas que llaman de la situación de inmediato. Si es posible, especifique en qué fechas su oficina estará cerrada o cuándo volverá a estar en funcionamiento.

Ejemplo: Calendario de vacaciones de la empresa

"Has llegado a la Construcción de la Nueva Era. Actualmente estamos cerrados del 25 de diciembre al 2 de enero por la temporada de vacaciones. Para hablar con un trabajador de la construcción de guardia, presione 1..."

Ejemplo: Cierre general de negocios

"Has llegado a Sierra del Montblanc. Actualmente estamos cerrados hasta el 3 de marzo. Consulte nuestro sitio web para obtener actualizaciones de la mercancía."

Ejemplo: Emergencia meteorológica local

"Gracias por llamar a Davidson Alquileres. Actualmente estamos cerrados hoy y mañana debido a la advertencia de huracán. Esperamos reabrir el miércoles a las 10 am. El soporte fuera de horario no estará disponible durante este período de tiempo. Gracias por su cooperación."

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