RPA para Contact Center, Automatización de Procesos Robóticos

Un número de teléfono virtual, o marcación interna directa (DID), es un número de teléfono que no está vinculado a un dispositivo o línea de teléfono específico y permite al usuario redirigir y enrutar llamadas de un número a otro número, dirección IP o dispositivo. Las líneas telefónicas virtuales también se conocen como "números en línea".

• Puede obtener un número virtual solo o como parte de un paquete de sistema telefónico virtual.
• Muchos proveedores de telefonía virtual le permiten transferir su número de teléfono tradicional a uno virtual.
• Tener un número de teléfono virtual puede hacerlo accesible por teléfono en cualquier lugar, en cualquier momento, manteniendo la privacidad de su número personal.
• Este artículo es para propietarios de pequeñas empresas que estén considerando usar una línea telefónica virtual como parte de su sistema telefónico comercial.

Hoy en día, un número de teléfono virtual es una solución simple y económica que puede ayudar a expandir su negocio más allá de los límites de una línea telefónica tradicional. Aquí está todo lo que necesita saber sobre las líneas telefónicas virtuales.

¿Qué es una línea telefónica virtual?

Tradicionalmente, los números de teléfono estaban diseñados para funcionar en una sola línea telefónica que estaba conectada físicamente desde la compañía telefónica a su hogar o negocio, y cualquier llamada realizada a ese número solo podía enviarse a esa ubicación física específica. Los teléfonos móviles, si bien son más móviles que las líneas fijas, aún dependen de las torres celulares para brindar cobertura. Un número virtual le da a una empresa un mayor control y flexibilidad en la forma en que recibe llamadas al eliminar estas limitaciones físicas.

¿Cómo funcionan los números de teléfono virtuales?

Los números de teléfono virtuales dependen de Internet en lugar de una compañía telefónica o una torre celular para proporcionar cobertura, lo que permite comunicarse con los usuarios por teléfono o computadora. También te permite cambiar el dispositivo que usas en tiempo real. Por ejemplo, si solo desea estar disponible en su teléfono móvil en ciertos momentos, puede enrutar todas las llamadas que recibe durante las horas de trabajo a una línea de teléfono virtual.

¿Cómo obtener un número de teléfono virtual

Los números de teléfono virtuales se pueden comprar de varias maneras. Principalmente su empresa debe tener un sistema de Voz sobre Protocolo de Internet (Centralita Virtual VoIP), puede agregar números virtuales a su paquete actual a través de su proveedor de VoIP.

Si desea comprar un sistema telefónico virtual, puede obtener un paquete que incluye un número virtual y una determinada cantidad de extensiones y minutos. Se incurre en minutos dependiendo de cuánto tiempo hable en la "línea comercial". Los costos de un plan de sistema telefónico virtual puede variar.

Si aún no tiene un sistema telefónico virtual, puede acudir a un proveedor que solo venda números virtuales. Estos son algunos de los proveedores de líneas telefónicas virtuales más populares:

• Google Voice proporciona a los usuarios individuales un número de teléfono virtual gratuito que se puede usar para llamadas, mensajes de texto y correo de voz. Tiene una aplicación fácil de usar para teléfonos inteligentes o computadoras, y puede vincular el número virtual a un número de teléfono móvil o fijo. Los planes comerciales comienzan en €10 al mes por usuario para hasta 10 usuarios en 10 ubicaciones nacionales.
• MightyCall es un sistema telefónico virtual basado en la nube que ofrece llamadas telefónicas, mensajes de texto y correo de voz, así como reenvío inteligente de llamadas y grabación de llamadas. Hay varios planes de suscripción disponibles, desde €219,99 al mes con un presupuesto gratuita disponible de siete días.
• Grasshopper admite llamadas, mensajes de texto y correo de voz. Ofrece tres planes de servicio, desde € 26 por mes, lo que le permite elegir el que mejor se adapte a su negocio.
• 8x8 es un sistema de comunicaciones unificadas de VoIP basado en la nube que cuenta con un servicio altamente confiable, llamadas tripartitas, correo de voz en línea, desvío de llamadas y grupos de timbre entre sus muchas funciones. También se integra con programas de oficina como Salesforce y Slack. Los planes comienzan en €12 al mes por usuario. Lea nuestra revisión de 8x8 para obtener más detalles sobre sus soluciones de VoIP.

¿Cuáles son los beneficios de un número de teléfono virtual?

Los números de teléfono virtuales ofrecen una sólida lista de beneficios y características para ayudar a las pequeñas empresas a competir con organizaciones más grandes. Brindan flexibilidad en el hardware, infinitas opciones de localización y toneladas de potencial de ahorro. En comparación con las líneas fijas comerciales tradicionales, los números de teléfono virtuales tienen mucho sentido para empresas de todos los tamaños.

1. Capacidad de recibir llamadas en cualquier lugar

Sin estar atado a una ubicación física, puede recibir llamadas en cualquier lugar, en cualquier momento y en su dispositivo preferido. Por ejemplo, si alguien en su empresa va a estar fuera y necesita estar localizable por teléfono, pero no quiere dar su número de teléfono particular, puede asignarle un número virtual o extensión sip a su teléfono móvil.

2. Distribución de llamadas entrantes

Los números de teléfono virtuales también son beneficiosos para las empresas con múltiples oficinas. En lugar de que suene un teléfono en una oficina, las llamadas entrantes se pueden enviar a teléfonos en cada oficina. Puede hacer esto haciendo que el destino de su línea telefónica virtual sea una cola de llamadas o un grupo de timbre, que sonará en los teléfonos de cualquier empleado que esté designado como parte de la cola o el grupo de forma simultánea o secuencial, según sus preferencias.

3. Números de teléfono localizados

Si su oficina está ubicada en un área diferente a su base de clientes, puede asignar un código de área local a su línea telefónica. Esto lo ayuda a establecer una presencia en un área clave y reduce los costos de las llamadas entrantes. Es más probable que los clientes llamen y respondan llamadas desde un número local que uno con un código de área que no reconocen.

4. Integraciones con campañas de marketing

También puede realizar un seguimiento de las métricas clave de los clientes a través de su línea telefónica virtual. Muchos sistemas de CRM le permiten asignar un número único a una campaña específica, por ejemplo, para que sepa si alguien está llamando para esa campaña basándose únicamente en el número. Estos datos pueden ser útiles para evaluar la eficacia de una campaña.

5. Menos cargos por equipos

Las líneas telefónicas virtuales pueden ahorrarle a su empresa miles de euros en cargos de telefonía y equipos. Por ser 100% digitales, las líneas telefónicas virtuales no requieren hardware, equipo, instalación o mantenimiento.

6. Funciones avanzadas

Cuando busque un proveedor de telefonía virtual, vea si la compañía que está considerando ofrece funciones de mensajes de texto y buzón de voz además del servicio telefónico. Los planes más caros y complejos suelen ofrecer funciones como llamadas tripartitas, grupos de llamada, identificador de llamadas, llamada en espera y reenvío, grabación de llamadas y transferencias de llamadas. También debe ver qué tan confiable es el servicio en términos de tiempo de actividad y si la atención al cliente está incluida en su plan.

7. llamadas telefónicas

También puede realizar llamadas ip utilizando como remitente el número de su empresa o el número virtual que haya contratado, para ello póngase en contacto con un técnico de Avisovoz para que le explique le proceso.

¿Cuáles son los inconvenientes?

Los beneficios de las líneas telefónicas virtuales superan con creces las desventajas para la mayoría de los usuarios comerciales, pero existen algunos inconvenientes potenciales en comparación con las líneas fijas tradicionales.

1. Siempre estás "disponible".

La principal preocupación es el efecto sobre el equilibrio entre el trabajo y la vida, dijo Matt Schmidt, director ejecutivo de Diabetes365. "La desventaja, en mi opinión, es que usted está accesible casi en cualquier momento que esté despierto. Para empezar, la mayoría de las personas son adictas al trabajo y tener la capacidad de hacer otra llamada desde su casa o desde cualquier lugar puede provocar agotamiento ".

En cualquier caso, en el flujo de la llamada se puede configurar una condición horaria para respetar el descanso e informar posteriormente con un email o audio-email de la llamada perdida.

2. La calidad de la llamada depende de Internet.

Otro inconveniente es la confiabilidad inconsistente de las llamadas. Debido a que un número de teléfono virtual se basa exclusivamente en Internet, la calidad de la llamada solo será tan fuerte como su conexión a Internet.

Consejo:

asegúrese de tener una señal fuerte y confiable y de que su proveedor de servicios de Internet tenga un buen programa de atención al cliente cuando implemente un número de teléfono virtual.

3. Los límites de datos pueden ser costosos.

Si tiene un plan que usa minutos, debe ser consciente de cómo está usando esos minutos, asegurándose de no desperdiciarlos en spam o llamadas no comerciales. De lo contrario, corre el riesgo de aumentar sus costos por encima de su presupuesto.

¿Puedo tener un número de teléfono virtual internacional?

Los números de teléfono virtuales internacionales son números comerciales que ayudan a las empresas a conectarse con clientes a nivel mundial y viceversa. Los números de teléfono internacionales utilizan el desvío de llamadas internacionales para desviar las llamadas entrantes de un destino a otro.

Un número de teléfono virtual (número de teléfono alojado) funciona sin una línea de teléfono física asociada. Esto significa que puede desviar las llamadas realizadas al número virtual a cualquier teléfono en cualquier lugar. Puede desviar las llamadas realizadas a números de teléfono de empresas internacionales a cualquier región, país, línea telefónica o dispositivo, todo a través de un servicio de desvío de llamadas internacionales.

Por ejemplo, suponga que su empresa con sede en EE. UU. quiere expandirse a Singapur y Malasia. Puede obtener números de teléfono comerciales internacionales de Singapur y Malasia, como un número local o un número gratuito. Sus clientes de estos países pueden llamar al número gratuito o local para obtener tarifas de llamadas gratuitas o locales. Esas llamadas luego se enrutan internacionalmente a través del servicio de desvío de llamadas a su oficina principal en los EE. UU.