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22 Setiembre
Por Redacción

Cómo Enviar Recordatorios de Citas por WhatsApp


Índice:

1. Creación Cuenta

2. Subir Contactos

2.1. Lista de Contactos
2.2. Contacto Individual

3. Edición Texto Personalizado

4. Configuración Envío

4.1. Selección de Texto
4.2. Envío Individual
4.3. Envío Masivo

5. Envío WhatsApp Web

6. Número de Envíos

7. Eliminar Contactos

7.1. Individual
7.2. Todos

Plataforma On-line Multi-Usuario de Recordatorios por WhatsApp con AvisoVoz

WhatsApp es una popular plataforma de mensajería instantánea con aproximadamente 2 mil millones de usuarios activos mensuales. Si bien muchas personas usan WhatsApp para la comunicación personal, desde entonces muchas empresas han aprovechado esta plataforma para interactuar con los clientes y comercializar sus negocios.

Debido a esta tendencia creciente, el equipo de AvisoVoz se da cuenta de lo importante que es para las empresas tener una plataforma en la que los clientes puedan comunicarse fácilmente, y una con la que los clientes ya se sientan cómodos.

¡Nos complace anunciar que ahora puede enviar recordatorios de citas a sus clientes a través de WhatsApp!

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¿Quiere realizar una prueba gratuita de como recordar citas por WhatsApp?

Somos expertos en RPA, Automatización de Procesos Robóticos Telefónicos para Llamadas Entrantes y Salientes.
WhatsApp

Esta función está disponible para todos los usuarios de AvisoVoz. Echemos un vistazo a cómo esta función lo ayuda a brindar la mejor experiencia de programación de citas para sus clientes y pacientes.

WhatsApp, el nuevo correo electrónico y SMS

Muchos usuarios tienen la tendencia de abrir todos sus mensajes (en comparación con los correos electrónicos), ¡tanto que WhatsApp tiene una tasa de apertura del 99%!

Es por eso que enviar recordatorios de citas a través de WhatsApp parece lo correcto: sus pacientes realmente leen sus mensajes y reduce en gran medida las ausencias.

Esta nueva función le permite configurar recordatorios de texto para WhatsApp que se enviarán al número de WhatsApp predeterminado utilizando su número de empresa como remitente o el que le asigne AvisoVoz, sin que tenga que usar su propio número personal.

Esta característica le permite:

  • Numero de Remitente Ilimitados
  • Tu Foto y Datos de Perfil
  • Mensajes Personalizados
  • Software Envío On-line
  • Contactos Ilimitados
  • Botón Acción Predeterminada
  • Botón Baja Automática (LPD)
  • Número Nuevo WhatsApp Bussines
  • Envíos Ilimitados
recordatorio citas WhatsApp

Cómo enviar recordatorios de WhatsApp con AvisoVoz

Para usar la función de recordatorio de WhatsApp, debe ponerse en contacto con un comercial para que le configure su plataforma.

Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo enviar recordatorios de WhatsApp en AvisoVoz:

1. Creación Cuenta

AvisoVoz dispone de dos plataformas on-line, el Software RPA, donde accedemos para gestionar y configurar procesos automatizados previamente contratados por nuestros clientes.

Creación Cuenta

Por otro lado, tenemos Centralitas Virtual, en esta plataforma podemos acceder con el mismo usuario y contraseña, ver información adicional y revisar acciones telefónicas y gestionar las llamadas entrantes con el número telefónico contratado.

configuración software de avisovoz paso 2

Antes de empezar a trabajar, clicaremos en Software RPA de www.avisovoz.com y darnos de alta como cliente en el sistema con los datos de empresa. Seguidamente, recibiremos un e-mail de confirmación con un usuario y contraseña.

1.1 Acceso Software RPA

Una vez hayamos realizado el registro y recibido el e-mail, deberemos hablar con algún comercial de AvisoVoz para gestionar el pago de la misma, y que el departamento de programación configure la cuenta del cliente.

Una vez este configurado todos los parametros al gusto del cliente, este podrá acceder a la plataforma y poder enviar mensajes por WhatsApp.

plataforma telefónica acceso plataforma RPA
modificación perfil

1.2 datos del Perfil del Cliente

En este apartado el cliente podrá editar sus datos.

Hay que tener en cuenta que el usuario y contraseña que se reciba por defecto serán hábiles para en cuento AvisoVoz haya creado las cuentas. Si el cliente cambia la contraseña en una de las dos plataformas, este cambio no será vinculante con la otra plataforma.

2. Subir Contactos

Para acceder a la importación de contactos, deberemos ir al apartado CRM - Contactos. Una vez allí, podremos importar los contactos a realizar de dos maneras, de manera individual o en conjunto.

configuración Subir Contactos
2.1 Lista de Contactos

Podremos (2.1) importar el archivo subiendo, o copiando y pegando (2.1.1) los datos en la ventana blanca (2.1.2), una vez mostrados, le damos en "actualizar JSON" (2.1.3). Estos, deberán aparecer todos los datos expuestos independientemente y con sus datos personalizados.

configuración Subir Contactos

Clickamos en el botón naranja subir datos (2.1.4) y nos debe aparecer en la parte superior (2.1.5) un mensaje en fondo verde conforme los datos se han procesado correctamente y el número de filas totales.

2.2 Contacto Individual

Configuración (2.2.1 ) de los campos de manera personalizada editando 1 por 1 los campos que se quieran personalizar (2.2.2).

contacto individual

3. Edición Texto Personalizado

Disponer de diferentes mensajes configurados nos dará una ventaja y rapidez a la hora de lanzar los mensajes personalizados dado que podemos dar diferentes usos en los envíos masivos de WhatsApp.

Para ellos, previamente tendremos que configurarlos en Whatsapp - Gestión de WhatsApp. Una vez allí, creamos los textos personalizado que queramos con las variables entre corchetes (3.1) y los guardamos (3.2).

Edición Texto Personalizado

A medida que vayamos creando de nuevos, estos se irán registrando (3.3) para poderlos elegir posteriormente.

4. Configuración Envío

Configuración Envío
4.1. Selección de Texto

Antes de realizar los envíos debemos elegir el texto (4.1) que previamente hemos creado, en caso de tener innumerables podremos utilizar una barra de buscador para filtrarlos.

4.2. Envío Individual

Tenemos la opción para asegurarnos de que todo va bien de hacer los envíos individuales. Cuando clickemos en el botón se nos abrirá una url nueva y se descontará un mensaje del total que dispongamos.

4.3. Envío Masivo

Antes de realizar a apertura masiva de urls, nos avisará una ventana emergente (4.3.1), en caso de confirmar veremos como se abriran urls con los mensajes correspondientes para cada uno de los contactos. De esta manera, evitaremos ser penalizados por WhatsApp al no considerar que estamos realizando spam.

Si esto no sucediera, revisar el bloqueador de ventanas emergentes y desactivarlo (4.3.2).

Edición Envío Masivo

Una se muestren todas las urls solo deberemos ir una por una para realizar el envío (4.3.3).

5. Envío WhatsApp Web

Aunque para hacer los envíos podemos utilizar Tablets y Smartphones, para este ejemplo vamos a utilizar WhatsApp web entendiendo que en la mayoria de empresas lo utilizan por su comodidad a la hora de seguir las conversaciones.

Envío WhatsApp Web

Cuando se realiza el chat personalizado ya sea de uno en uno o a todos los contactos, el software abrirá una ventana nueva en el navegador y veremos el mensaje montado con sus variables (5.2), pulsaremos en "Continuar al chat" y solicitara al no estar instalado el WhatsApp versión móvil (5.1) utilizar el "Whatsapp Web", clickamos en el texto azul. Una vez usemos whastapp web ya nos aparecerá el mensaje en el contacto correspondiente y solo tendremos que enviar.

6. Número de Envíos

Si es cliente de AvisoVoz y tiene contratado el software recuperador de llamadas perdidas obtendrá de regalo 500 envíos al mes. Si es un cliente que solo quiere utilizar esta plataforma de envíos de WhatsApp, le invitamos a que eche un vistazo nuestras tarifas de software WhatsApp y a ponerse en contacto con un comercial donde sin compromiso le invitará a realizar una prueba gratuita.

El plan que tenga contratado con Avisovoz será renobable mensualmente a partir del día que usted se de de alta como cliente.

Número de Envíos

7. Eliminar Contactos

A no ser que por algún motivo le interese mantener los contactos en la plataforma, la recomendación es que a medida que vaya enviando los mensajes vaya limpiando los contactos. Para ello tendrá 2 opciones:

Eliminar Contactos
7.1. Individual

En este caso la eliminación suele ser útil cuando la lista de contactos es permanente y hay pocos cambios.

7.2. Todos

Cuando tenemos que realizar campañas de recordatorios, de avisos masivos, promociones de marketing, felicitaciones etc, la función de eliminar todos será la más rápida puesto que la estrategia de contactos para enviar la gestionaremos en la subida de contactos del excel.

¿Listo para comenzar con AvisoVoz?

Ahora puede comenzar a enviar recordatorios de reuniones a través de WhatsApp para una mejor experiencia de programación.

No hay necesidad de preocuparse por las citas perdidas y las reuniones no confirmadas. Puede personalizar libremente su mensaje, proporcionar fácilmente un enlace de reprogramación y reducir las ausencias.

¿Listo para disfrutar de una programación de citas más optimizada? ¡Comience hoy mismo con la oferta de por vida de AvisoVoz!


Nuestros Clientes dicen:


AvisoVoz ha sido una de las incorporaciones más fuertes de importantes y efectivas que hemos tenido esta temporada en nuestro restaurante, porque teníamos un volumen de llamadas muy elevado y gracias a la ayuda de ellos, hemos logrado crear todo un diagrama para conducir todo el flujo de llamadas a través de mensajes automatizados para esté todo el mundo bien atendido y sin tener que estar respondiendo a tantas llamadas. Una de las cosas que más nos han gustado, era poder personalizar los los mensajes con nuestras voces, dado que otro tipo de voz no nos gustaba porque perdíamos como el contacto con el cliente, pero los pudímos personalizar todos. El servicio técnico excelente, porque cada vez que ha habido una pequeña incidencia han respondido súper rápido y la verdad que muy muy contentos con servicio.

Gloria / GerenteRestaurante Chiringuito la Cubana


Nuestra experiencia con AvisoVoz ha sido muy grata. Demostraron tener una gran agilidad y capacidad de resolución cuando acudimos a ellos, planteándonos soluciones adaptadas a las necesidades de nuestra campaña. En este caso, hablamos concretamente con Ángel de la ampliación de líneas de comunicación, el seguimiento y mantenimiento de las mismas, así como la medición de resultados. Sin duda, repetiremos!

Rebeca AraujoHavas Worldwide (Agencia de Publicidad)


Para nosotros empezar con el servicio de AvisoVoz supuso un cambio diferencial ya que nos ha aportado agilidad y la capacidad de poder controlar y recuperar las llamadas de nuestros pacientes, un volumen muy elevado de llamadas que sería imposible gestionar con herramientas tradicionales.

Gerard / Director Call CenterClínica SMP


Con la gestión del robot inteligente de reservas de AvisoVoz, hemos agilizado el proceso del libro de reservas. Además de comprobar un aumento de un 30% en el numero de reservas que perdíamos en los horarios en los que los clientes llaman y no estamos en el restaurante para atender la reserva. Aconsejo a todos los negocios de hostelería implementar el sistema por su facilidad de manejo y rentabilidad en el aumento de numero de mesas.

Omar Tairi / Jefe de SalaRestaurante Casa Manolo (Estrella Michelin)


Profesionales al 100%, solucionan cualquier problema en tiempo récord, lo cual es una ventaja para seguir operativo las 24 horas.

Antonio Félix Martínez / PodólogoCentro de Mayores Fuenlabrada


Desde el minuto uno que solicitamos el servicio el equipo de Aviso Voz estuvo muy disponible para la resolución de dudas y de incidencias. Felicitar especialmente a Víctor por su amabilidad y trato cercano con nosotras durante los meses de contratación de servicios.

Leyla Olivera Fundación Acción contra el Hambre


Siempre tengo una lista de espera muy larga y solía tener muchas bajas sin avisar por el paciente el día de la consulta con lo que me hacía perder tiempo y dinero. Me vi en la obligación de buscar un sistema que me permitiera para que me ayudara a recomponer la agenda cubriendo los huecos libres.

Dr. Raúl García RenedoTraumatología Renedo


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